Penciptaan arsip merupakan tahap fundamental dalam siklus hidup arsip (record life cycle), sebuah proses yang memastikan bahwa setiap aktivitas, keputusan, dan transaksi yang dilakukan oleh sebuah organisasi terekam secara sistematis, akurat, dan lengkap. Proses ini bukan sekadar aktivitas administrasi pasif, melainkan sebuah tindakan proaktif yang menjamin transparansi, akuntabilitas, dan keberlanjutan operasional lembaga.
Arsip yang diciptakan dengan baik adalah bukti hukum primer. Tanpa penciptaan arsip yang terstruktur, organisasi akan kehilangan jejak historisnya, gagal mempertahankan hak dan kewajibannya, serta rentan terhadap risiko litigasi dan ketidakpatuhan. Dalam konteks pemerintahan modern dan sektor swasta yang diatur ketat, penciptaan arsip menjadi pilar tata kelola yang baik (Good Governance).
Penciptaan arsip adalah serangkaian kegiatan yang meliputi perancangan sistem, pengumpulan, pengamanan, dan pengorganisasian informasi terekam sejak saat informasi tersebut dihasilkan atau diterima hingga resmi menjadi arsip. Proses ini harus terintegrasi dengan fungsi bisnis, yang berarti arsip tidak tercipta setelah pekerjaan selesai, melainkan sebagai bagian integral dari alur kerja itu sendiri.
Lingkup penciptaan arsip mencakup seluruh format, mulai dari arsip konvensional berbasis kertas hingga arsip elektronik yang kompleks (database, surel, media sosial, dan sistem manajemen dokumen). Fokus utama dari proses ini adalah memastikan terpenuhinya tiga persyaratan utama arsip yang valid: otentisitas, reliabilitas, dan integritas.
Gambar 1: Siklus Hidup Arsip, Menekankan Penciptaan sebagai Titik Awal Otentikasi.
Penciptaan arsip tidak dapat dilakukan secara sewenang-wenang, melainkan harus tunduk pada kerangka hukum nasional dan standar internasional. Di Indonesia, Undang-Undang Kearsipan menjadi payung hukum utama yang menggarisbawahi pentingnya penciptaan arsip yang terstruktur, terutama bagi lembaga negara.
Otentisitas adalah kemampuan sebuah arsip untuk dibuktikan sebagai arsip yang benar-benar diklaim, dibuat atau dikirimkan oleh entitas yang diklaim, pada waktu yang diklaim. Untuk mencapai otentisitas dalam penciptaan, sistem harus mampu merekam dan melindungi:
Dalam konteks digital, otentisitas sangat bergantung pada penggunaan tanda tangan digital, enkripsi, dan metadata struktural yang tertanam sejak saat penangkapan (capture).
Reliabilitas mengacu pada sejauh mana arsip dapat dipercaya sebagai representasi yang akurat dari aktivitas atau fakta yang dibuktikannya. Arsip harus lengkap dan akurat dalam merefleksikan transaksi, dan proses penciptaannya harus konsisten dan teruji. Jika sebuah sistem penciptaan rentan terhadap kesalahan input atau manipulasi, reliabilitas arsip akan berkurang drastis.
Integritas memastikan bahwa arsip tersebut utuh dan tidak berubah sejak saat pertama kali diciptakan. Setiap perubahan, jika diizinkan oleh kebijakan, harus didokumentasikan sepenuhnya melalui jejak audit (audit trail) yang permanen. Integritas mencakup perlindungan terhadap kerusakan fisik (untuk arsip kertas) dan kerusakan logis atau serangan siber (untuk arsip digital).
Pemerintah telah mendorong transformasi digital, yang menuntut integrasi penciptaan arsip ke dalam Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Sistem Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) adalah implementasi nyata dari kewajiban ini, memastikan bahwa persuratan dan dokumen elektronik instansi tercipta dan dikelola sesuai standar baku.
Aspek hukum mendikte bahwa sistem penciptaan arsip elektronik harus memenuhi persyaratan:
Penciptaan arsip yang efektif dimulai jauh sebelum dokumen benar-benar dibuat. Tahap paling krusial adalah perancangan sistem yang akan digunakan untuk menangkap, mengklasifikasi, dan mengamankan arsip. Ini memerlukan kolaborasi antara kearsipan, IT, dan unit bisnis.
Langkah pertama adalah pemetaan fungsi bisnis (business function mapping). Setiap fungsi, proses, dan aktivitas dalam organisasi harus dianalisis untuk menentukan jenis arsip apa yang dihasilkan, seberapa penting arsip tersebut (nilai guna), dan berapa lama arsip tersebut harus disimpan (jadwal retensi).
Analisis ini mencakup:
Skema klasifikasi adalah peta jalan untuk pengelolaan arsip. Setiap arsip yang tercipta secara otomatis harus dikaitkan dengan kode klasifikasi yang relevan. Hal ini memungkinkan sistem untuk menerapkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) secara otomatis sejak arsip diciptakan.
Klasifikasi harus didasarkan pada fungsi organisasi, bukan pada subjek. Misalnya, arsip yang terkait dengan 'Pengadaan Barang' harus diklasifikasikan di bawah fungsi 'Manajemen Aset dan Logistik', bukan sekadar di bawah 'Surat Masuk'. Konsistensi ini sangat penting untuk memastikan temu kembali dan penyusutan yang akurat di masa depan.
Metadata adalah data tentang data. Dalam penciptaan arsip, metadata adalah elemen kunci yang menjamin otentisitas dan konteks. Metadata harus dirancang untuk ditangkap secara otomatis, bukan diinput manual, untuk mengurangi risiko kesalahan manusia.
Tiga jenis metadata yang harus diintegrasikan saat penciptaan:
Penting: Metadata kontrol, khususnya timestamp penciptaan dan identitas pembuat (otoritas), harus dilindungi dari modifikasi pihak non-otoritatif.
Penangkapan arsip (record capture) adalah tindakan formal di mana informasi yang dihasilkan atau diterima diakui oleh sistem sebagai arsip resmi. Dalam lingkungan digital, proses ini harus diotomatisasi sepenuhnya.
Idealnya, arsip harus diciptakan langsung dari aplikasi bisnis yang digunakan sehari-hari (misalnya, ERP, CRM, atau sistem manajemen keuangan). Ketika sebuah transaksi diselesaikan atau dokumen disetujui, sistem secara otomatis:
Otomatisasi ini menghilangkan kebutuhan pengguna untuk 'memutuskan' kapan suatu informasi menjadi arsip, sehingga menjamin konsistensi penciptaan.
Penciptaan arsip juga mencakup pembedaan yang jelas antara draf atau dokumen kerja (working documents) dan arsip final (records). Sistem penciptaan harus memastikan bahwa hanya versi final yang telah disetujui, disahkan, atau ditandatangani yang di-capture sebagai arsip resmi.
Pengendalian versi harus mencakup:
Persuratan (surat masuk dan surat keluar) adalah salah satu bentuk arsip yang paling umum. Penciptaan surat keluar yang otentik harus melibatkan:
Untuk surat masuk, proses penciptaan adalah proses registrasi dan akuisisi, di mana surat diformalkan sebagai arsip lembaga, diberikan klasifikasi, dan disematkan metadata akuisisi.
Untuk memastikan bahwa arsip yang diciptakan dapat bertahan lama dan diakui secara hukum, organisasi harus mematuhi standar teknis dan manajerial. Standar ini tidak hanya mengatur bagaimana arsip dibuat, tetapi juga bagaimana lingkungan sistem kearsipan harus dirancang.
ISO 15489, standar internasional untuk Manajemen Arsip (Records Management), menyediakan kerangka kerja tentang bagaimana sistem harus mendukung penciptaan arsip yang utuh dan otentik. Sementara itu, ISO 23081 fokus secara spesifik pada prinsip metadata arsip.
Kepatuhan terhadap standar ini memastikan bahwa sistem penciptaan arsip memiliki fitur-fitur seperti:
Ketika menciptakan arsip elektronik, pemilihan format file sangat menentukan kemampuan sistem untuk mempertahankan keterbacaan (readability) arsip di masa depan. Format seperti PDF/A (PDF for Archiving) diwajibkan untuk dokumen tekstual formal.
PDF/A memastikan:
Setiap proses penciptaan harus memiliki mekanisme mitigasi risiko yang melekat. Risiko utama dalam penciptaan adalah kegagalan penangkapan dan hilangnya konteks. Solusinya adalah dengan melakukan validasi otomatis di tingkat sistem:
Penciptaan arsip elektronik dalam lingkungan pemerintah Indonesia sangat erat kaitannya dengan mandat implementasi SRIKANDI, yang berfungsi sebagai sistem manajemen arsip elektronik (Electronic Records Management System - ERMS). SRIKANDI dirancang untuk memastikan bahwa penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan arsip dinamis di seluruh instansi pemerintah berjalan secara terpadu dan sesuai standar kearsipan nasional.
SRIKANDI memfasilitasi penciptaan arsip melalui integrasi alur kerja (workflow) yang baku. Ketika sebuah proses bisnis (misalnya, disposisi, pengajuan, atau persetujuan) selesai, arsip terkait secara otomatis diciptakan dan didaftarkan dalam sistem. Integrasi ini adalah kunci untuk mencapai Records by Design, di mana arsip tercipta tanpa intervensi manual yang signifikan.
Salah satu kontribusi terbesar SRIKANDI dalam penciptaan adalah otomatisasi penomoran surat dan penandaan klasifikasi. Setiap dokumen yang dihasilkan (surat keluar) secara sistematis diberikan:
Otentisitas arsip elektronik sangat bergantung pada validitas pengesahan. SRIKANDI mewajibkan penggunaan TTE yang tersertifikasi untuk memformalkan dokumen. Proses penciptaan yang melibatkan TTE memastikan non-repudiation (tidak dapat disangkal) dari isi dokumen dan identitas pihak yang mengesahkan.
Aspek pengamanan dalam penciptaan meliputi:
Kegagalan dalam proses penciptaan arsip di lingkungan SPBE memiliki konsekuensi serius. Jika data transaksi atau keputusan hanya disimpan dalam basis data operasional (dan tidak di-capture sebagai arsip statis yang permanen), organisasi berisiko kehilangan bukti ketika sistem operasional tersebut dihentikan atau diperbarui.
Oleh karena itu, kewajiban untuk menggunakan ERMS (seperti SRIKANDI) dalam setiap alur kerja bertujuan untuk memisahkan fungsi "transaksi bisnis" dengan fungsi "penciptaan bukti permanen".
Penciptaan arsip saat ini tidak hanya terbatas pada dokumen kertas atau surat elektronik. Organisasi modern menghasilkan arsip dalam berbagai format, termasuk data terstruktur, rekaman suara, video, dan arsip geospasial. Penciptaan jenis arsip ini memerlukan pendekatan dan metadata yang spesifik.
Data yang tersimpan dalam basis data transaksional (seperti data pasien, data keuangan, atau data registrasi penduduk) sering kali merupakan arsip yang paling penting. Tantangannya adalah data tersebut dinamis dan terstruktur. Penciptaan arsip dari basis data melibatkan:
Tanpa snapshotting yang terencana, data historis yang penting akan hilang karena pembaruan atau penghapusan data operasional.
Rapat, wawancara, dan siaran pers yang direkam menjadi arsip institusional. Untuk menciptakan arsip multimedia yang sah, metadata harus sangat detail:
Jika arsip konvensional (kertas) harus diubah menjadi arsip elektronik, proses alih media (digitasi) juga dianggap sebagai proses penciptaan arsip elektronik. Standar kualitas wajib dipenuhi untuk menjamin bahwa arsip hasil alih media memiliki kekuatan hukum yang sama dengan aslinya.
Standar Kualitas Alih Media meliputi:
Gambar 2: Kebutuhan Sistem Arsip yang Aman dan Terintegrasi untuk Menjamin Integritas Penciptaan.
Sistem kearsipan, seefektif apa pun, bergantung pada pengguna yang disiplin. Seringkali, kegagalan penciptaan arsip yang otentik bukan terletak pada teknologi, melainkan pada keengganan atau ketidakmampuan pengguna untuk mengikuti prosedur baru. Oleh karena itu, manajemen perubahan (Change Management) dan pelatihan menjadi komponen vital dari fase penciptaan.
Transformasi proses penciptaan (khususnya migrasi dari kertas ke digital) memerlukan perubahan budaya. Pengguna harus memahami bahwa mereka tidak lagi hanya membuat dokumen, tetapi juga menciptakan bukti hukum. Sosialisasi harus menekankan:
Pelatihan harus disesuaikan berdasarkan peran pengguna dalam proses penciptaan. Pelatihan yang relevan mencakup:
Pelatihan harus mencakup simulasi alur kerja end-to-end, memastikan pengguna terbiasa dengan titik-titik kritis di mana arsip secara resmi diciptakan dan di-capture oleh sistem.
Lingkungan informasi yang terus berubah menghadirkan tantangan baru bagi proses penciptaan arsip. Organisasi harus siap menghadapi volume data yang masif, kecepatan perubahan teknologi, dan munculnya platform komunikasi baru.
Keputusan dan diskusi formal sering kali terjadi di platform komunikasi tidak resmi (seperti email, chat grup, atau media sosial). Jika komunikasi ini memuat keputusan bisnis yang signifikan, ia harus diakui dan di-capture sebagai arsip.
Strategi penciptaan dari media sosial:
Volume data yang sangat besar (Big Data) membuat proses penciptaan arsip secara manual menjadi tidak mungkin. Solusinya adalah penggunaan kecerdasan buatan (Artificial Intelligence - AI) dan pembelajaran mesin (Machine Learning - ML).
AI dapat membantu dalam proses penciptaan dengan:
Arsip digital yang diciptakan hari ini mungkin tidak dapat dibaca oleh perangkat lunak 50 tahun dari sekarang (obsolescence). Proses penciptaan harus sudah memperhitungkan strategi preservasi jangka panjang, yang mencakup:
Penciptaan arsip adalah tonggak utama dalam tata kelola institusi. Proses ini bukanlah sekadar kewajiban, melainkan investasi kritis dalam memelihara akuntabilitas, transparansi, dan memori kolektif organisasi. Arsip yang diciptakan dengan mengutamakan prinsip otentisitas, reliabilitas, dan integritas—didasarkan pada perancangan sistem yang matang dan kepatuhan terhadap standar (ISO 15489, SRIKANDI)—akan menjadi aset yang tak ternilai harganya.
Di era digital, fokus harus bergeser dari penciptaan pasif (mengarsipkan apa yang sudah ada) menuju penciptaan proaktif (memastikan sistem bisnis secara otomatis menghasilkan arsip yang sempurna dan lengkap). Dengan demikian, organisasi dapat memastikan bahwa setiap langkah yang diambil terekam dengan baik, siap dipertanggungjawabkan, dan tersedia untuk generasi mendatang sebagai cerminan sejarah dan landasan pengambilan keputusan yang berkelanjutan.
Kesinambungan dan kredibilitas sebuah lembaga sangat bergantung pada kekuatan sistem penciptaan arsipnya. Komitmen terhadap proses ini adalah cerminan dari komitmen lembaga terhadap kebenaran dan keadilan historis.
Untuk mencapai target penciptaan arsip yang sangat komprehensif, kita perlu memperdalam pembahasan mengenai integritas kontekstual. Integritas arsip tidak hanya tentang isi fisik dokumen (bitstream), tetapi juga tentang bagaimana konteks penciptaannya dipertahankan sepanjang waktu.
Provenance, atau asal-usul, adalah prinsip kearsipan yang sangat tua namun semakin relevan di era digital. Provenance digital harus mencatat seluruh rantai tanggung jawab, mulai dari inisiasi dokumen, perubahan (jika diizinkan), persetujuan, hingga finalisasi penangkapan. Ketika sebuah arsip diciptakan, sistem harus merekam: siapa yang melakukannya, melalui fungsi bisnis apa, dan mengapa arsip tersebut dibutuhkan.
Arsip yang terkait dengan keputusan penting (misalnya, kontrak atau kebijakan baru) harus menyertakan metadata yang merinci setiap tahap persetujuan, tanggal persetujuan, dan status otoritas pemberi persetujuan. Jika arsip diciptakan melalui alur kerja multi-tahap, sistem harus memastikan bahwa arsip final tidak dapat di-capture sebelum semua tanda tangan atau persetujuan digital yang diwajibkan telah terlampir.
Sebagian metadata (misalnya, tanggal penciptaan, klasifikasi) bersifat statis setelah arsip di-capture. Namun, beberapa metadata administratif, seperti status retensi atau hak akses, mungkin bersifat dinamis dan dapat berubah sepanjang siklus hidupnya. Sistem penciptaan harus memisahkan metadata statis yang terikat pada otentisitas dari metadata dinamis yang terkait dengan manajemen arsip.
Pemilihan metadata yang tepat saat penciptaan adalah penentu utama kemudahan manajemen arsip di tahap selanjutnya, terutama saat proses penyusutan dan transfer ke arsip statis.
Penciptaan arsip yang sesuai dengan standar nasional memerlukan interoperabilitas yang tinggi, terutama mengingat kerangka SPBE yang mewajibkan berbagai sistem untuk saling terhubung. Interoperabilitas ini dicapai melalui penggunaan standar teknis yang ketat sejak fase penciptaan.
Ketika sistem aplikasi bisnis (misalnya, sistem kepegawaian) menciptakan arsip dan harus mengirimkannya ke ERMS (misalnya, SRIKANDI), transfer data harus dilakukan melalui Application Programming Interface (API) yang terstandardisasi. Data yang dikirimkan melalui API harus berupa data terstruktur, biasanya dalam format XML (Extensible Markup Language).
XML digunakan karena kemampuannya untuk mengemas tidak hanya isi dokumen, tetapi juga semua metadata kontekstual dan struktural yang diperlukan untuk otentisitas. Struktur XML harus mengikuti skema yang ditetapkan oleh otoritas kearsipan nasional, memastikan bahwa informasi yang diterima oleh ERMS dapat diproses, diklasifikasikan, dan dijamin integritasnya.
Untuk menjamin integritas sebuah arsip saat diciptakan dan selama disimpan, sistem harus menghasilkan nilai cryptographic hash (atau checksum) segera setelah dokumen difinalisasi dan di-capture.
Verifikasi integritas arsip di masa depan hanya memerlukan perhitungan ulang hash dari file dan membandingkannya dengan hash asli yang terekam pada saat penciptaan.
Akurasi waktu penciptaan adalah komponen krusial otentisitas. Sistem harus menggunakan layanan stempel waktu otoritatif (Trusted Time Stamping Authority - TSA) yang independen. Stempel waktu yang sah menjamin non-repudiation terkait waktu dokumen tersebut diciptakan, terlepas dari pengaturan jam internal server organisasi.
Penciptaan arsip yang melibatkan TTE dan TSA memastikan bahwa arsip digital memiliki kekuatan hukum yang setara, atau bahkan melebihi, arsip kertas tradisional yang hanya mengandalkan tanda tangan basah dan tanggal manual.
Preservasi digital bukanlah tahap terpisah, melainkan hasil dari penciptaan arsip yang baik. Keputusan yang dibuat pada saat penciptaan sangat menentukan biaya dan keberhasilan upaya preservasi puluhan tahun kemudian. Konsep kearsipan ini disebut "Preservation by Design."
Saat penciptaan, arsip harus disimpan dalam dua versi atau format:
Format preservasi haruslah yang paling stabil dan kaya akan metadata. Arsip yang diciptakan tanpa format preservasi yang jelas akan memerlukan proses konversi dan migrasi yang mahal di masa depan, dengan risiko hilangnya data atau konteks.
Model OAIS (Open Archival Information System) mendefinisikan struktur paket informasi untuk pengarsipan. Pada saat penciptaan, organisasi harus memastikan bahwa mereka menciptakan Paket Informasi Pengajuan (Submission Information Package - SIP), yang pada dasarnya adalah semua data yang dibutuhkan sistem preservasi untuk mengubahnya menjadi Paket Informasi Arsip (Archival Information Package - AIP).
SIP yang diciptakan secara sempurna harus mencakup:
Jika organisasi gagal mengumpulkan semua elemen ini pada saat penciptaan, AIP yang dihasilkan tidak akan memiliki integritas kontekstual yang utuh.
Ketika arsip diciptakan, sistem harus menyimpan catatan lengkap tentang lingkungan penciptaannya (hardware, software, dan versi sistem). Metadata ini krusial saat arsip harus dimigrasi ke sistem baru. Jika sistem preservasi di masa depan tidak tahu bagaimana arsip itu dibuat, risiko kerusakan data (data corruption) saat migrasi akan meningkat.
Oleh karena itu, kebijakan penciptaan harus mencakup persyaratan detail mengenai data lingkungan (environmental data) yang harus disematkan ke dalam setiap metadata arsip yang di-capture, menjadikannya bukti yang lengkap dan mandiri.
Kekuatan hukum arsip yang diciptakan bergantung pada otoritas sistem dan proses yang menghasilkannya. Ini memerlukan akreditasi sistem dan delegasi kewenangan yang jelas.
Sistem kearsipan elektronik (ERMS) yang digunakan untuk penciptaan harus secara rutin diaudit dan diakreditasi oleh lembaga kearsipan yang berwenang. Akreditasi ini membuktikan bahwa sistem tersebut memenuhi persyaratan fungsional dan teknis untuk menghasilkan arsip yang legal dan otentik.
Audit fokus pada:
Dalam organisasi besar, tidak semua orang memiliki otoritas untuk memfinalisasi dan menciptakan arsip. Kebijakan penciptaan harus secara eksplisit mendefinisikan dan mendelegasikan kewenangan ini kepada individu atau unit kerja tertentu (misalnya, hanya Kepala Unit yang dapat menyetujui dokumen yang berstatus ‘Arsip Final’).
Delegasi ini harus dicerminkan dalam hak akses dan user profile dalam ERMS. Arsip yang diciptakan oleh pihak yang tidak memiliki otoritas penciptaan yang didelegasikan dapat dianggap cacat hukum.
Dalam konteks tertentu, individu dalam organisasi mungkin menciptakan arsip yang bersifat personal namun memiliki nilai guna kelembagaan (misalnya, catatan penelitian, draf kebijakan pribadi). Kebijakan penciptaan harus memberikan mekanisme bagi individu untuk mengajukan arsip-arsip tersebut untuk di-capture ke dalam ERMS, sehingga konteks kelembagaan mereka dapat dipertahankan dan otentisitasnya diakui.
Untuk mengakhiri panduan komprehensif ini, berikut adalah daftar periksa strategis yang harus dipenuhi organisasi untuk memastikan penciptaan arsip yang unggul:
Kualitas penciptaan hari ini menentukan ketersediaan dan keandalan bukti hukum di masa depan. Proses ini memerlukan disiplin, kolaborasi multi-disiplin, dan komitmen teknologi yang tidak terputus.